KPMG Türkiye tarafından yapılan site yönetimi incelemelerinin tamamında farklı ölçeklerde birçok usulsüzlük ortaya çıktı. Yapılan usulsüzlükler site sakinleri üzerinde hem maddi hem manevi zararlar doğuruyor. KPMG Türkiye Usulsüzlük İncelemesi Lideri Oytun Önder, karşılaştıkları önemli usulsüzlüklerin örneklerini ve bu usulsüzlükleri önlemek için nelerin yapılması gerektiğine dair tavsiyelerini kamuoyunda konuyla ilgili farkındalığı artırmak amacıyla paylaştı.
Yaşam kalitesini yükseltmek amacıyla inşa edilen konut ve ticari sitelere rağbet günümüzde oldukça artıyor. Harcama bütçelerinin de büyümesi ile sitelerin de ticari işletmeler gibi yönetilmesi bir ihtiyaç haline geliyor. Fakat ticari işletmelerin aksine, site yönetimlerinde kurumsal kültürün eksikliği, sitelerde birçok usulsüzlük vakasını da beraberinde getiriyor. Bu vakalar sitede yaşamanın konforunu sürmek yerine site sakinlerinin her birinin adeta müfettiş olmasına, site yöneticilerinin ise sürekli hesap sorulan idareciler haline gelmesine sebep oluyor.
KPMG Türkiye de yaptığı site yönetimi incelemelerinin tamamında farklı ölçeklerde birçok usulsüzlükle karşılaştı. KPMG Türkiye Usulsüzlük İncelemesi Lideri Oytun Önder yaptıkları denetimlerden yola çıkarak site yönetimi usulsüzlükleri ile ilgili kamuoyunda farkındalığın artırılabilmesi için karşılaştıkları önemli usulsüzlük örneklerini ve güvenilir bir yönetim anlayışının oluşturulabilmesi için nelerin yapılması gerektiğine dair tavsiyelerini paylaştı.
En fazla usulsüzlük hizmet alımlarında
Site yönetimi usulsüzlüklerinin en sık hizmet alımları esnasında karşılarına çıktığını söyleyen Önder, “Yaptığımız incelemelerde en sık usulsüzlüğün güvenlik, temizlik, bakım, onarım, peyzaj ve benzeri hizmet alımlarında gerçekleştiğini tespit ettik. Bu işlemlerin geriye dönük doğrulanmasının zorluğu bu riski oluşturan tetikleyici nedenlerin başında geliyor. Güvenlik ve temizlik personeli sayısının veya maliyetin olduğundan fazla gösterilmesi, ölçümlenmesi zor olan sarf malzemelerinin fazla alınmış gibi gösterilmesi hizmet alımı esnasında en sık karşılaştığımız usulsüzlük örnekleri arasında yer alıyor. Hatta siteyi on yıl boyunca temizlemeye yetecek miktarda temizlik malzemesinin alınmış gibi gösterildiğine, farklı şehirde yaşayan ve siteye hiç uğramayan kişilerin sitenin güvenlik personeli gibi gösterilerek bu kişilere maaş bağlanmasına dahi şahit olduk.” dedi.
Sitenin ihtiyaç duyduğu yatırım harcamalarında belirlenen tedarikçilerin piyasa rayicinin üzerinde bedeller yansıtmalarının da bir diğer önemli usulsüzlük alanı olduğuna dikkat çeken Önder, “Özellikle kolaylıkla kıyaslanamayacak sayaçlar, siteye özel üretilen elektromekanik sistemleri yönetmek için kullanılan elektrik panoları ve benzeri teknik malzemelerin piyasa rayici üzerinden alındığı durumlar ile de karşılaştık. Ayrıca sonradan takip edilmesi güç altyapı yatırımları esnasında düşük kalitede ürünlerin pahalı şekilde alınması da bir diğer usulsüzlük yöntemi oldu. Yine örneğin döşendiği iddia edilen boruların gerçekte hiç döşenmemesi veya daha düşük çapta döşenmesi ve elektrik kablosu yerine telefon kablosu çekilmesi gibi uygulamalar da altyapı harcamaları ile ilgili tespit ettiğimiz usulsüzlükler arasında yer aldı.” şeklinde konuştu.
Önder açıklamasında sitelerin kurumsal işletmeler gibi yönetilmesi için yapılması gereken iyileştirmeler konusunda da şu tavsiyelerde bulundu:
- Bağımsız ve objektif bir denetim mekanizması oluşturmak adına bir denetim kurulu yapılandırılmalı.
- Siteler tarafından gerçekleştirilen faaliyetler sadece defter düzeyinde değil KPMG gibi alanında uzman kurumlar tarafından da fiili olarak denetlenmeli. Site sakinleri yönetimden bu kurumlar ile iş birliği yapmalarını talep etmeli.
- Şeffaflık ve hesap verilebilirlik amacıyla gelir, gider ve ödemelere ilişkin tüm belgeler düzenli olarak arşivlenmeli.
- Sitenin politika ve prosedürleri oluşturulmalı özellikle satın alma ve harcama süreçleri düzenlenmeli.
- Yüksek tutarlı hizmet ve sarf malzeme alımları ihale usulü ile gerçekleştirilmeli veya alternatif teklifler temin edilmeli.
- Site yöneticilerinin mal ve hizmet sağlayan tedarikçilerle herhangi bir çıkar çatışması içinde olup olmadığı kontrol edilmeli.
- Finansal raporlar ve önemli yönetim kararları düzenli olarak site sakinleri ile paylaşılmalı ve site sakinleri karar alma süreçlerine dahil edilmeli.
