Yıllar içinde yaptığı çok sayıda havalimanı projesiyle edindiği tecrübe ile multi-disipliner tasarım yönetimi ve koordinasyonu alanlarında global ölçekte hizmet vermeyi sürdüren GMW Mimarlık, mimari proje üretimi dışında, pek çok uluslararası proje grubuna yönetim ve koordinasyon konularında danışmanlık hizmeti veriyor.
Mimari ve tüm diğer disiplinlerin tasarım çalışmalarının işverenin ihtiyaç ve isteklerine, bütçeye, iş programına ve teslimlerin amacına uygun yapılmasını sağlamak için yapılan çalışmaların bütünü olan tasarım yönetimi çalışmalarını, mimari alanda her zaman yerine getiren GMW Mimarlık, diğer disiplinlerin yönetimini işveren talebi üzerine ayrı bir kapsam halinde yürütüyor.
“Tasarım Yönetimi” Hangi Sorumlulukları Kapsıyor?
Tasarım yönetimi; tüm disiplinler için, ihtiyaca uygun olarak tasarım ekiplerinin belirlenmesi, tasarım kriterlerinin, bütçenin ve iş programının belirlenmesi, iş programına uygun olarak yapılacak teslimlerin amacının belirlenmesi, tüm disiplinlerin belirlenen kriterlere göre teslimlerinin yapabilmesi amacıyla tasarım ekipleri, işveren ve paydaşlarla bilgi alışverişinin yapılması, tasarım onay süreçlerinin ve tasarımcıların ödemelerinin yönetilmesi, yapım yöntemine uygun olarak ihalelerde yeterli tasarım bilgisinin aktarılmasının sağlanması, yapımcının veya yapımcıların tekliflerinin değerlendirilmesi, gelen tekliflerin bütçe üzerinde kalması halinde kalite ve nitelik değişikliği olmadan alternatif önerilerin değerlendirilmesi ve yapımın tasarıma uygunluğunun denetlenmesi süreçlerinin tamamını veya işverenin taleplerine göre bir kısmını içerebiliyor.
GMW Mimarlık, tüm disiplinlerin hazırladığı dokümanların birbirleriyle uyumlu olması ve yapım sırasında projede değişikliğe ihtiyaç duyulmaması amacıyla halihazırda mimari proje hizmetleri kapsamında yürütülen tasarım koordinasyonunun ise, tasarım yönetiminden farklı olarak, zaten mimarın görevinin bölünmez bir parçası olduğuna inanıyor.
“Tasarım Yönetimi” Süreci Hangi Adımlarla İlerliyor?
Tasarım yönetimi sürecinin ilk aşamasında, öncelikle işin kapsamına göre hangi ekiplerin biraraya gelmesi gerektiğine karar verilmesi gerektiğini vurgulayan GMW Mimarlık yönetici ortaklarından Mimar Dicle Demircioğlu şöyle ekliyor: ‘’Mimari, statik, mekanik, elektrik, altyapı mühendisleri, peyzaj, yangın danışmanı, güvenlik, akustik, mimari aydınlatma, cephe danışmanlarının yanı sıra bizzat projenin ihtiyaçlarına göre belirlenen konularda örneğin, havalimanlarında özel havalimanı sistemleri gibi veya iç mimari projelerde kurumsal kimlik, sanat, fitness danışmanları gibi birçok disiplinin bir araya gelmesi gerekebilir. Eğer tasarım yönetimini biz yapıyorsak, ihtiyaca ve tasarım bütçesine göre en uygun ekiplerden teklifler toplayarak işveren onayına sunarız.’’
Ekipler belirlenip projeye başlandıktan sonra “Tasarım Ekipleri Prosedürü” denilen ve süreçler boyunca takip edilmesi gereken bilgi ve doküman paylaşımı, iletişim, teslimler, onaylar, revizyonlar gibi tüm prosedürleri ve akışları içeren dökümanı hazırlayan GMW Mimarlık ekibi, bu tasarım yönetimi sürecinde kullanılacak standartlar ve yönetmelikler, bina açıldığında önceden belirlenen tasarım yılına kadar sahip olacağı kapasiteleri, konfor şartları, teknolojik altyapısı, sosyal donatı alanları gibi ihtiyaçlarla birlikte işverenin vizyonuna göre LEED, BREEAM, WELL gibi sertifikasyon ihtiyaçları veya belirli ise işverenin bütçesi ve proje programını da netleştirerek tasarıma doğru kriterlerle başlanmasını sağlıyor. GMW Mimarlık, projelendirme BIM ortamında yapılacak ise bir BIM Yönetim Ekibi kurulmasından ve tüm disiplinlerin uyması gereken BIM Uygulama Planı (BEP) hazırlanmasından da sorumlu oluyor.
GMW Mimarlık yönetici ortaklarından Mimar Pınar İlki Emekçi ise işe başlamadan proje programı hazırlanırken tüm ekiplerin birbirinden, işverenden veya diğer paydaşlardan hangi bilgiyi ne zaman beklediklerinin gerçekçi bir şekilde belirlenmesinin önemini şu sözlerle dile getiriyor: ‘’Bilgi kayıplarını ve bilginin takibini kolaylaştırmak amacıyla tasarım sürecinde kullanılacak Aconex, A360, BIM360, BIMCollab bilgi paylaşım ortamlarını baştan belirleyerek, tüm iletişimin bu ortamlar üzerinden yapılmasını ve toplantıların kayıt altına alınması sağlıyoruz. Tasarım sürecinde tüm disiplinlerin baştan belirlenen kurallara ve kriterlere uygun çalışılması için gerekli kontrollerin yapılması oldukça önemlidir. Bu süreçte baştan belirlenmiş iş programına uygun olarak hazırlanan dokümanların işveren ve diğer paydaşlarla paylaşılması gerekli olan onayların takibini ve tasarım kriterleri dışında yeni ihtiyaç ve talepler olduğunda bu değişikliklerin sebep ve etkilerinin düzenli olarak kayıt altına alınmasını sağlıyoruz.’’
Yapım yöntemine uygun olarak, gerekli ve yeterli bilginin vaktinde tesliminin sağlanmasının önemini vurgulayan GMW Mimarlık ortakları, işverenin anahtar teslim ihaleye çıkması durumunda, tüm bilginin tek seferde bir bütün paket halinde eksiksiz ve tamamen koordine edilmiş şekilde yayınlanmasını talep etmesi veya tasarla-yap yöntemiyle ihaleye çıkılacaksa temel tasarım ve performans beklentilerinin tanımlandığı, büyük ölçüde koordine edilmiş bir bilgiyle de yetinilmesinin mümkün olduğunu belirtiyor.
Bu süreçte, işverenin yapım ihalesine çıkması durumunda, gelen tekliflerin tasarıma ve teknik şartnamelere uygun olup olmadığını, tasarımda yer alan tüm kalemleri içerip içermediğinin ilgili disiplinlerce kontrol edilip işverene raporlanması sağlanıyor. Eğer gelen tekliflerde bütçe veya süre açısından işverene avantaj sağlayacak alternatif öneriler varsa, bu önerilerin kalite ve nitelik açısından değerlendirilerek raporlanması ve değişen piyasa, üretim koşulları, işin yapımında sonradan ortaya çıkan çeşitli zorluklar gibi nedenlerle tekliflerin bütçenin üzerinde kalması halinde yine işin kalitesini ve niteliğini değiştirmeden alternatif önerilerin hazırlanması gerekebiliyor.
Yapım aşamasında ise, yüklenicilerin kendi malzeme ve sistemlerine uygun olarak üretecekleri imalat resimlerinin tasarıma uygunluğunun kontrolü sağlanıyor ve tasarım ekibi içindeki tüm disiplinlerin ödemelerinin yapılması için hakediş onayları da eğer işveren talep ettiyse tasarım yönetimi sürecine dahil olabiliyor.
Disiplinler Arası Tasarım Koordinasyonu Süreci…
Tasarım ve projelendirme süreçlerinin, tasarımcının kendi masasında tek başına yaptığı bir iş olmadığını vurgulayan Dicle Demircioğlu, disiplinler arası çalışma ve koordinasyonun bir mimarın en temel görevlerinden birisi olduğunu dile getiriyor ve ekliyor:
“Örneğin, proje süresince eğer statik grubu ile yeteri kadar birlikte çalışmadıysanız, çizdiğiniz o incecik zarif saçaklar uygulamada kalın ağır elemanlara döndüğünde yaptığınız tasarım tüm etkisini yitirecektir. Mekanik koordinasyonu yeterince yapmadıysanız tasarımızdaki ferah mekanlar uygulamada düşük tavanlı basık mekanlara dönüşebilir, ya da en güzel cephenizde bir mekanik egzost panjuru çıkabilir. Bu nedenle koordinasyon yapabilmek için çok yönlü düşünmek, tüm sistemler hakkında alternatif üretebilecek kadar bilgi sahibi olmak gerekir. Tasarım yönetimini, işverenin kendi mimari ekibi veya proje yönetim ekibi yapabilir ancak tasarım koordinasyonu mutlaka mimar kapsamında olması gereken bir konudur, işinin ayrılmaz bir parçasıdır.”
GMW Mimarlık tasarım yönetiminde yıllar içinde oluşturduğu standart form ve formatlardan oluşan bir sistemi kullanıyor. Bilgi akışını doğru ve zamanında sağlamak ve düzenli raporlar alabilmek adına dijital doküman yönetimi platformlarından faydalanıyor.
Kullanılan yazılımlardan bağımsız olarak, pek çok farklı nedenle artık iki boyutlu çizim üretme metotlarından vazgeçen GMW Mimarlık, Bina Bilgi Modelleme (BIM) sistemini kullanıyor. Mühendislerle birlikte tek bir model üzerinde çalışan ekip, koordinasyon yapılması gereken alanları daha kolay belirliyor. Fakat bu yazılımlar sadece problemi gösterdiğinden, doğru çözüm yine ekibin yetenekleri ve tecrübeleriyle üretiliyor.
Tasarım Yönetiminde Maliyet ve Kalite
Projenin ihtiyaçlarına uygun tecrübelerdeki insanların bir araya gelerek oluşturduğu bir ekip tarafından belli bir sürede yapılmakta olan tasarımın maliyetinin aşağı yukarı belli olacağını dile getiren ekip, aynı işi, aynı kalitede çok farklı maliyetlerle yapmanın mümkün olamayacağını vurguluyor. Tasarım yönetimi sürecinde bazen aynı işe çok düşük veya çok yüksek teklif veren firmalarla karşılaşıldığını, bu durumda teklif verdikleri işin kapsamını, ekip yapılarını ve projede çalışacak kişileri çok iyi sorgulamak gerektiğini, böylelikle işin kalitesinin gereken düzeyde tutulması gerektiğini belirtiyor.
Öncelikle, işverenin ihtiyaç ve isteklerini doğru anlayıp, bunları yazılı hale getiren GMW Mimarlık, daha sonra doğru ekibi oluşturarak, tüm süreç boyunca tüm kararların yazılı olarak alınmasının sağlanmasında, özellikle süre ve bütçeyi etkileyecek konularda tüm paydaşları doğru ve zamanında bilgilendirilmesi kısımlarında rol oynuyor. Sistematik olmaya, bilginin kişilerde değil sistemde olmasını sağlamaya önem veren ekip, yıllardır uygulanmış, denenmiş ve aynı zamanda da projenin ihtiyaçlarına göre değiştirilebilen ve geliştirilebilen bir sisteme sahip olmanın pek çok şeyi kolaylaştırdığını belirtiyor.
GMW Mimarlık, tasarım yönetimini üstlendiği her projede, ekibi kendi içinde ayrı bir ekip olarak kurgularken, tasarım koordinasyonunda ise mimari ekibi baş rolde görevlendiriyor. Tüm bu ekiplerin bir arada, ne yaptıkları konusunda birbirlerini haberdar ederek ve birbirlerine destek olarak uyum içinde çalışmasını sağlıyor ve bunu kurdukları düzen içerisinde sistematik bir şekilde gerçekleştiriyor.
Tasarım yönetiminde en büyük zorluğun, işi yapabilecek kapasitesi olmayan firmaların işveren veya diğer paydaşların tercihi ile tasarım ekibine katılmaları ile yaşandığını belirten Pınar İlki Emekçi, bu durumu aşmanın yolunun işvereni zamanında yazılı olarak uyarmak olsa da işveren bu konuda adım atmazsa veya adım atmakta gecikirse tüm tasarım ekibinin etkileneceğini dile getiriyor ve ekliyor: “İşverenin en başta neyi, nasıl ve ne zaman istediğini bilip bunu ve bütçesini doğru şekilde proje ekibine aktarması çok önemli. Proje sürecine dahil olup, zamanında doğru yorumları yapması gerekiyor. Proje grubunu iş verdiği bir taşeron olarak değil de, amacına ulaşmasına destek olan, istek ve ihtiyaçlarını gerçekleştirmesinde kendi adına düşünen ve çalışan sağ kolu gibi gören işverenler sonuçta daha kazançlı çıkıyorlar. İşverenin projeden sorumlu ekibinin de doğru kurgulanmış olması gerekiyor, mesela bir BIM projesinde işverenin ekibi de BIM’i en azından kendi kontrol ve onay süreçlerini vaktinde ve eksiksiz yürütebilecek kadar biliyor olmalı ya da bir havalimanı projesinde havalimanı işleyişini anlıyor olmalıdır.”
Uluslararası Ölçekte Tasarım Yönetimi…
Yurtdışı projelerinin hepsi büyük ölçekli ve çok uluslu işler olan GMW Mimarlık, tasarım yönetimini üstlendiği ve uluslararası kuralların geçerli olduğu bu projelerin yönetimini ve koordinasyonunu, uluslararası standartlarda geliştirdiği bir çalışma disiplini ile sağlıyor. Yönettiği veya yanyana çalıştığı ve çalışma prensiplerinin örtüştüğünü gördüğü ekiplerle birlikte farklı projelere de imza atan şirket, böylelikle iş yapma potansiyelini de arttırıyor.
